Postular a fondos concursables puede ser una excelente oportunidad de financiamiento para organizaciones sin fines de lucro, especialmente en Chile, donde existen más de 60 fondos estatales disponibles (sin considerar los fondos municipales ni privados). Sin embargo, el proceso de postulación y rendición puede ser complejo, y pequeños errores pueden costar mucho tiempo, esfuerzo e incluso el rechazo del proyecto. En este artículo te compartimos algunos errores comunes y sugerencias para evitarlos, basados en experiencias reales que nos ha sucedido a lo largo de los años.
1. No guardar copias de la documentación
Uno de los errores más comunes ocurre al momento de entregar la documentación requerida para la rendición del fondo. Es esencial que siempre saques dos copias de cualquier documento que entregues: una será para la entidad receptora, y la otra debe quedarse contigo, timbrada y firmada como respaldo. A veces, los documentos no son entregados directamente al analista del proyecto, sino a la recepción general o la oficina de partes, lo que aumenta el riesgo de que se extravíen o que la persona no vela en darte alguna documentación que valide que entregarte la documentación. Tener copias con sellos es una garantía para evitar problemas futuros en caso de auditoría o solicitudes de documentación adicional.
2. Olvidar entregar documentos clave
Una vez finalizado el proyecto, es posible que sientas que todo está bajo control, pero no debes subestimar la importancia de tener una lista detallada de los documentos que debes entregar. He tenido experiencias donde, después de dos años de haber finalizado un proyecto, fui contactado por la Contraloría solicitando un documento que había olvidado entregar. Por fortuna, aún conservaba una copia en una carpeta. La lección aquí es clara: guarda toda la documentación del proyecto durante al menos cinco años, ya que la entidad fiscalizadora puede solicitarla mucho después de haber cerrado el proyecto.
3. Problemas con los proveedores
El proceso de cotización de productos y servicios puede ser mucho más lento de lo esperado, especialmente cuando los fondos concursables exigen dos cotizaciones por cada producto. Un consejo práctico es tener un listado de proveedores confiables antes de comenzar el proyecto. Esto te permitirá agilizar las cotizaciones y ahorrar tiempo al momento de hacer compras y contratar servicios. Además, mantener una buena relación con los proveedores puede ayudarte a obtener mejores precios y una rápida respuesta lo cual es crucial para el éxito del proyecto.
4. No gastar todo el dinero asignado
Aunque pueda parecer un error menor, no gastar todo el dinero asignado puede complicar la rendición del proyecto. En una ocasión, me sobraron menos de 1,000 pesos chilenos (aproximadamente 1 dólar), y tuve que pasar por el incómodo proceso de ir al banco a depositar esa pequeña cantidad para finalizar correctamente la rendición. Es importante planificar bien el presupuesto y asegurarte de utilizar todo el dinero asignado de manera adecuada para evitar estos problemas logísticos.
5. Falta de diversificación de fuentes de financiamiento
En Chile, existen más de 60 fondos estatales para organizaciones sin fines de lucro, (te dejo un mini listado aquí) lo que significa que, si una ONG está bien organizada, podría ganar varios proyectos al año. Sin embargo, depender exclusivamente de los fondos concursables para financiar una organización es arriesgado. Aunque puede ser una gran fuente de ingresos, es crucial diversificar las fuentes de financiamiento para garantizar la sostenibilidad a largo plazo. Las organizaciones que basan todo su financiamiento en fondos estatales pueden enfrentar problemas si un año no logran adjudicarse ningún fondo.
Conclusión
Postular y gestionar fondos concursables es una excelente oportunidad para fortalecer el trabajo de las organizaciones sin fines de lucro, pero también implica una gran responsabilidad. Evitar errores comunes, como no guardar copias de la documentación o no prever los tiempos para las cotizaciones, puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de un proyecto. Además, aunque los fondos concursables pueden ser una fuente importante de financiamiento, es fundamental no depender exclusivamente de ellos para asegurar la estabilidad de la organización. Con una buena planificación y atención a los detalles, tu Fundación, corporación u organización puede sacar el máximo provecho de estas oportunidades.
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